Terug naar het overzicht

AVG & Quit Claim Survival Guide voor Videografen in Nederland

Tips om écht AVG-proof te zijn

• Klop een duidelijk privacybeleid op je website in elkaar, maar denk filmtechnisch ook aan copyright en algemene voorwaarden. Vertel de mensen wat je verzamelt en waarom. Zorg ervoor dat je dit elke jaarwisseling vernieuwt en dat alles goed up to date is.
• Verzamel alleen wat je echt nodig hebt en gooi die gegevens weg zodra je ze niet meer nodig hebt. Denk bijvoorbeeld aan persoonsgegevens in je draaiboek. Óf wellicht had je voor een shoot ooit een kopie van iemand zijn ID nodig voor het boeken van een vlucht. Er zit altijd een houdbaarheidsdatum aan hoe lang je iets mag bewaren. 
• Als jij van je filmmaker beelden hebt gekregen, zorg ervoor dat die videobestanden veilig zijn opgeborgen. Uiteindelijk moet je als opdrachtgever natuurlijk de final video online zetten, maar het gaat hier vooral om overige geschoten clips. Encryptie is je beste vriend. Dat doe je met het versleutelen van data op basis van willekeurige algoritmes. Een andere goeie is tweestapsverificatie, hierbij wordt er een verificatiecode naar een van je andere apparaten gestuurd om te zien of jij wel écht die inlogpoging hebt gedaan. 

De punten hierboven hebben vaker meer met pre-productie en afhandeling te maken. Dat betekent ervoor zorgen dat alles gewoon netjes geregeld is als je een film laat maken óf misschien juist zelf aan de slag gaat

Quit Claim: Een soort 'Laat maar waaien' voor de juridische storm

Oké, quit claims. Klinkt misschien als een term uit een oude westernfilm, maar het is eigenlijk een handig document. Het is een bewustmaker. Door mensen vooraf bewust te maken van hun aandeel in je film, voorkom je de kans dat iemand er achteraf toch moeite mee heeft. Een quit claim is namelijk niet juridisch waterdicht. Een quit claim is ook niet altijd nodig. Soms kan het processen juist onnodig vertragen óf participanten juist afschrikken om mee te werken

En soms kan het juist ook héél goed zijn, als je bijvoorbeeld een film over de zorg maakt en iemand filmt met dementie. In dat geval overleg je altijd met hulpverleners en naasten. In de praktijk zie je vaak juist dat zij dit enorm waarderen en zelfs beeldmateriaal opvragen als herinnering aan hun dierbaren.

Tips voor het gebruik van Quit Claims

• Krijg die toestemming op papier, zelfs als je denkt dat niemand de persoon op de beelden kan herkennen.
• Vertel duidelijk hoe je hun gezicht gaat gebruiken, vooral als het om iets commercieels gaat.
• Laat ze dat papiertje tekenen voordat je de opnames begint. Het maakt het leven zoveel eenvoudiger.

En we begrijpen het, het klinkt misschien een beetje formeel, maar het is eigenlijk gewoon een manier om alles soepeler te laten verlopen. Een quit claim geeft je meer zekerheid dat je geen problemen krijgt met mensen die ineens niet meer willen dat hun gezicht op het grote scherm verschijnt

Hoe combineer je AVG en Quit Claim zonder het ingewikkeld te maken

Leg de gegevensverwerking uit aan de mensen:

Voordat je zelfs maar denkt aan het vragen van toestemming, is het essentieel om de mensen die je filmt in te lichten over hoe je met hun gegevens omgaat. Denk hierbij aan een informeel gesprek, een duidelijke uitleg op je website of zelfs een kort informatiefilmpje waarin je uitlegt wat je doet met de vastgelegde beelden. Houd het begrijpelijk en vriendelijk, vermijd vakjargon en maak duidelijk dat hun privacy voorop staat. Het doel is niet alleen om te voldoen aan de AVG-vereisten, maar ook om een basis van vertrouwen en begrip te creëren tussen jou als filmmaker en de mensen voor de camera.
 

Meng toestemming met je quit claim:

Oké, nu de papieren rompslomp. Quit claims zijn als de suiker in je koffie, maar dan op juridisch gebied. Het is niet genoeg om een algemene toestemming te vragen; maak het persoonlijk en specifiek. Bespreek met de geportretteerde personen waarvoor je hun beelden gaat gebruiken, of het nu voor een promotionele video is of voor commerciële doeleinden. Denk bijvoorbeeld ook aan hoe lang of voor welke periode. Voeg al deze details toe aan de quit claim. Het maakt de afspraken helder, minimaliseert verwarring en geeft jou als filmmaker de gemoedsrust dat je de juiste toestemming hebt voor het beoogde gebruik van het materiaal.

 

Documentateren, documenteren, documenteren:

Jullie kennen het gezegde: "Een foto zegt meer dan duizend woorden." Nou, als het gaat om quit claims en AVG-naleving, zegt documentatie alles. Hou niet alleen de quit claims netjes bij, maar zorg ook voor aanvullende documentatie die bewijst dat je de AVG-regels opvolgt. Dit kan variëren van e-mails waarin toestemming wordt vastgelegd tot aantekeningen over hoe je persoonsgegevens beheert. Als er ooit een geschil ontstaat, heb je een gedetailleerd dagboek om op terug te vallen. Het is als het ontwikkelen van een fotografische film - elke stap wordt vastgelegd, zodat je de geschiedenis kunt reconstrueren als dat nodig is. Want uiteindelijk, mocht er ooit juridisch naar gekeken worden, gaat het erom hoe duidelijk en specifiek je bent geweest

Conclusie: Hou het cool, maar blijf op de hoogte

Dus, onthoud: je kunt nog steeds die prachtige video's maken en tegelijkertijd de wet volgen. Vind de sweet spot tussen creativiteit en naleving van de regels. Zelfs AI kan je hier soms al bij ondersteunen, bijvoorbeeld in het beschermen van je auteursrecht. Zo bouw je niet alleen aan je portfolio, maar ook aan een solide reputatie. Keep it cool, keep it legal!

Evariste

Wil jij graag een film laten maken of wil je graag advies over filmen, AVG en quit claims? Als flexibele freelance filmmaker uit Den Haag help ik je graag met jouw eigen productie! Neem gerust eens contact met mij op. Dan kijken we samen wat er allemaal mogelijk is.